Pour un cabinet médical, l’accueil téléphonique est en général le premier contact entre les patients et les personnels de la santé. Il peut refléter le professionnalisme de votre cabinet tout comme il peut nuire à sa réputation s’il n’est pas au point. C’est pour cela qu’il est nécessaire de bien soigner son accueil téléphonique. Mais ce n’est pas toujours évident de jongler entre les appels entrants et les consultations. Heureusement, il existe à présent des services de télésecrétariat médical.

Quels sont les critères d’un accueil téléphonique de qualité ?

L’accueil téléphonique étant le premier contact entre vos patients et votre cabinet, il doit donc laisser une première bonne impression. Il n’est alors pas question de le négliger. Faire un bon accueil téléphonique c’est améliorer votre relation client et la réputation de votre cabinet. À ce propos, voici quelques règles de base pour un bon accueil téléphonique :  

• Décrocher rapidement. C’est très important dans le milieu médical puisqu’on n’est jamais à l’abri d’une urgence. Il faut décrocher au moins avant la 4e sonnerie.
• Répondre avec politesse en vous présentant.
• Écouter attentivement l’interlocuteur et le laisser finir avant de lui répondre.
• Utiliser un ton aimable et un vocabulaire adéquat tout au long de la discussion.
• Terminer la discussion avec une phrase qui laissera une bonne impression à l’appelant. Un simple « Je vous souhaite une bonne journée » est déjà bien.

En étant souvent occupé et pressé, vous n’aurez sûrement pas le temps d’appliquer tout cela lorsque vos patients vous appellent. La meilleure initiative serait de recourir à un professionnel, notamment à un télésecrétariat médical.

Pourquoi faire recours à un télésecrétariat médical ?

Si de nombreux médecins choisissent d’opter pour l’externalisation de leur secrétariat médical, ce n’est pas pour rien. Le télésecrétariat médical offre divers avantages. En faisant appel à un télésecrétariat médical, vous serez plus disponible. Les télésecrétaires se chargent de gérer tous vos appels entrants et votre agenda, tout comme la gestion des rendez-vous. Vous aurez donc plus de temps à consacrer à vos patients. Vous allez pouvoir vous pencher sérieusement sur leur cas sans aucune interruption.

En choisissant d’externaliser votre secrétariat médical, vous dépenserez également moins d’argent. Vous n’aurez plus à investir dans des équipements informatiques ou matériels téléphoniques. Un service de télésecrétariat a déjà tout le matériel nécessaire à sa disposition. Sans compter que vous serez dispensé de toutes charges sociales puisque vous n’aurez plus à embaucher.

Externaliser votre secrétariat médical c’est aussi le confier à des professionnels. Les télésecrétaires médicales ont toutes les ressources matérielles et les compétences requises pour la réalisation de leur mission. Vous aurez droit à un service de qualité.

Comment choisir le bon prestataire ?

Trouver le télésecrétariat médical idéal n’est pas une tâche facile étant donné l’abondance de résultat qui s’affiche lorsqu’on le tape sur Google. Pour vous faciliter la tâche, voici les critères généraux à prendre en compte pour choisir le bon prestataire :   

• Une expérience dans le domaine médical : le milieu médical a ses codes et son langage. S’il n’est pas spécialisé, vérifiez que le prestataire a une expérience solide dans ce domaine.

• L’ancienneté : pour reconnaître un bon télésecrétaire, il faut tenir compte de son ancienneté. S’il a duré dans le métier, c’est qu’il est efficace.

• La réactivité : un bon télésecrétariat médical ne se limite pas à de simples exécutions. Dans le domaine médical, il faut savoir faire preuve de réactivité et d’initiative, car des situations particulières et urgentes peuvent survenir à tout moment.

• La notoriété : la réputation du prestataire est un critère à bien prendre en compte pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Vous pouvez demander l’avis de vos confrères ayant déjà bénéficié des services du télésecrétariat médical en question. Ou consultez les avis sur internet concernant les candidats sélectionnés.

Toutefois, peu importe le prestataire retenu, veillez à toujours lui transmettre des consignes CLAIRES et PRÉCISES. Aussi, il est vivement conseillé de réaliser un bilan avec ce dernier à chaque fin de mois afin d’ajuster la prestation si c’est nécessaire.