Chaque appel entrant est une opportunité à saisir pour les entreprises. Quel que soit leur secteur d’activité ou taille, celles-ci ont un intérêt commun en mettant en place un accueil téléphonique.

En effet, cette méthode est d’une grande importance afin d’assurer leur succès. En plus, c’est le meilleur moyen pour être accessible de façon continue. Retrouvez donc dans la suite de cet article l’importance d’une permanence téléphonique pour une entreprise.

La place de l’accueil téléphonique au sein de l’entreprise

Le standard téléphonique figure parmi les postes-clés dans une société. À vrai dire, c’est à travers lui que le premier contact avec les clients ou prospects s’établit. Pour maintenir la relation avec les clients potentiels ainsi que les relations de l’entreprise, une bonne réception et émission des appels est requise. Par conséquent, la mise en place d’une permanence téléphonique est un vecteur d’optimisation dans l’organisation de la société.

Pour ce faire le responsable de l’accueil téléphonique doit maîtriser les services et organigrammes de l’entreprise avec toute l’actualité de cette dernière. À noter qu’une permanence téléphonique peut se faire en interne comme en externe. Au sein de l’entreprise, elle peut être réalisée par un secrétaire dédié ou bien un standardiste qui se chargera des appels en plus de l’accueil des visiteurs. En externe, ce sont les sociétés spécialisées comme BPO ocean indien qui proposent leurs services, à l’instar des centres d’appel.

Un accueil personnalisé avec une large amplitude horaire

Comme il s’agit du premier contact avec la société, l’accueil doit être conforme aux attentes des correspondants. À savoir les clients, les associés et partenaires, les fournisseurs… L’enjeu est donc de taille. Ainsi, l’accueil téléphonique est essentiel afin de répondre au mieux les demandes, exigences, et réclamations des interlocuteurs. C’est la raison pour laquelle il est important de les accueillir dans les meilleures conditions possible dans le but de laisser la meilleure impression.

Cette solution de permanence téléphonique permet de cette manière de renforcer la crédibilité de la marque. Ce qui peut contribuer à l’augmentation des conversions. Mis à part la gestion des appels téléphoniques, un accueil téléphonique permet aussi d’assurer la prise de rendez-vous, des messages, des commandes ainsi que d’autres services. De plus, il est disponible tous les jours et à toutes heures. D’ailleurs, son avantage majeur est d’être joignable même en dehors des heures de travail.

Une permanence téléphonique externalisée

L’un des premiers atouts de l’externalisation d’un standard téléphonique est notamment la réduction des dépenses. Cela va sans dire que faire appel aux services d’une plate-forme d’appel permet d’éviter l’achat d’un équipement particulier ou encore les différentes procédures administratives liées à un recrutement. Il suffit d’un abonnement mensuel pour pouvoir utiliser les systèmes du prestataire externe. Non seulement ce dernier mettra à disposition de l’entreprise des ressources humaines, mais également un matériel complet.

Il faut aussi savoir que cette solution d’externalisation permet d’améliorer la relation avec les contacts. À l’évidence, les appels seront tous traités d’une manière correcte : plus de lignes occupées ou en attentes. Cela permettra à l’entreprise de renvoyer une image de qualité. En plus, l’entreprise pourra donner ses propres consignes. L’autre intérêt de recourir à un accueil téléphonique en externe est son adaptation aux catégories de professions existantes. À l’instar d’une activité commerciale, d’une profession libérale, etc.