La réalisation et l’expédition d’un certificat de paiement de facture sont des étapes qui suivent la réception du paiement des services ou la livraison des marchandises. Délivrer une attestation de paiement de facture ne fait pas partie systématiquement de la facture. Généralement, le certificat est fourni après que le client ait reçu et payé la facture et fait une demande expresse d’une décharge de facturation.

Vous effectuez des prestations de services ou êtes une enseigne de livraison ? Un de vos clients requiert-il une preuve de paiement de la facture ? Dans cet article, vous aurez tous les détails sur l’attestation de paiement et quelle est sa différence d’avec les factures et les reçus.

Attestation de paiement de facture : que faut-il comprendre de cette notion ?

L’attestation de paiement de facture est un acte, généralement sous la forme d’une lettre, utilisé pour confirmer la réception du règlement de la facture. Le certificat de paiement de la facture est établi par la société ou l’association émettrice de la facture à la demande du client. Après rédaction, l’attestation de paiement de la facture sera adressée au client et conservée par ce dernier.

Attestation de paiement de facture : quelle est l’utilité d’un tel document ?

Lorsqu’une société ou une institution envoie une attestation de paiement de facture à un client, elle atteste que la facture mentionnée dans l’attestation a été payée totalement ou en partie. Ainsi, ce document attestant le paiement de facture, est un justificatif de paiement dont les clients pourront éventuellement s’en servir ultérieurement qu’ils soient particuliers ou professionnels.

Sachez qu’il n’est pas obligatoire de fournir une preuve de paiement de facture. Dans la plupart des cas, les certificats de paiement sont émis sur la base des exigences simples du client. Fournir une attestation de paiement de la facture est habituellement nécessaire en cas de règlement partiel ou de versement d’un acompte lié à la facture. En effet, lorsque la facture est réglée partiellement, le certificat de paiement se substitue au ticket de caisse, qui est rarement fourni avant le règlement total de la facture.

Quels sont les points divergents d’une attestation de paiement et d’une facture ?

L’attestation de paiement et la facture sont deux fichiers différents avec des rôles différents. Émettre une facture et l’envoyer à votre client sous-entend qu’on l’informe qu’il doit payer les biens vendus ou les services fournis tandis que l’attestation de paiement confirme que le paiement de la facture a été effectif.

Par rapport aux factures, les titres de paiement apparaissent à des moments différents au cours de l’interaction avec le client. Une fois que vous vendez des biens ou fournissez des services, vous devez d’abord émettre une facture et l’envoyer à vos clients dans le délai d’émission de la facture. Ce n’est que lorsque vos clients paient la facture que vous pouvez leur expédier une attestation de paiement de leurs factures. L’attestation de paiement de la facture est envoyée au client après règlement de la cession de biens ou de services tandis que la facture est envoyée à l’avance.

Quels sont les points de divergence entre l’attestation de paiement de la facture et le reçu

L’attestation d’une facture et le reçu également nommé récépissé ou quittance sont tous deux des justificatifs de paiement. Il s’agit de documents adressés au client pour prouver que la facture a été payée ou n’est utilisée que pour des transactions lorsque la facture n’est pas nécessaire.

Cependant, il existe un certain nombre de divergences entre l’attestation de paiement de la facture et le reçu. L’attestation de paiement de la facture s’apparente à une lettre et contient généralement moins de renseignements que le reçu. De plus, les reçus sont plus couramment utilisés que les attestations de paiement de routine : tout échange fait en boutique requiert la délivrance de reçu de paiement, et non l’envoi d’une attestation de paiement.

Exemple d’attestation de paiement pour la facture

Avez-vous besoin de fournir une preuve de paiement de facture pour vos clients ? À cette fin, il vous est fourni un modèle d’attestation de paiement en ligne. Vous n’aurez qu’à personnaliser les champs liés à votre entreprise, vos clients et les paiements.

Un virtuel est disponible et pourra vous aider à compléter le modèle Word du certificat de paiement de facture et vous donner une idée de ce à quoi ressemblera ce type de document une fois finalisé.

Renseignements à mettre dans l’attestation de paiement de la facture

Généralement, le certificat de paiement de facture contient des renseignements liés à la facture et aux paiements associés. Contrairement aux factures où des informations obligatoires doivent figurer, les attestations de paiement de facture ne sont pas contraintes à des normes rigoureuses. Cependant, un certain nombre de renseignements doivent être inscrits afin que ce document soit assez limpide pour vous et vos clients.

Tout d’abord, l’attestation de paiement de facture précise les informations personnelles du commerçant du bien ou du prestataire de services. Par conséquent, le nom de votre société ou association doit être inscrit, de même que sa localisation et les autres informations liées à son identité que vous jugez appropriées. Il est aussi courant d’inclure les informations personnelles et le rôle de la personne qui rédige l’attestation de paiement de la facture.

Ensuite, l’attestation de paiement de facture consignera l’identité de votre client : si c’est un particulier, c’est le nom et le prénom, si c’est un professionnel, c’est le nom de l’entreprise. Si besoin, vous pouvez également inclure l’adresse du client : adresse de facturation et adresse de livraison (le cas échéant).

De plus, l’attestation de paiement de facture doit spécifiquement être conçue suivant la facture en question. Elle doit contenir des renseignements liés au paiement reçu. Par conséquent, au moins le numéro de la facture jointe au paiement doit être inclus.

Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure l’objet de la facture en décrivant par exemple les services facturables. Il est primordial d’inclure des renseignements sur le paiement reçu : assurez-vous d’indiquer le montant du règlement reçu, la date du paiement et le mode de paiement utilisé par le client.

Enfin, la signature du représentant de l’entreprise ou de l’association qui a reçu le paiement doit être mise sur l’attestation de paiement de la facture.